Udhezues per Menaxhimin ne Distance

Ndërsa përshtatemi me realitetin e ri të komunikimit virtual, çdo praktikë pune e djeshme ka marrë formë tjetër. Mbledhjet me stafin po zhvillohen vetëm virtualisht, takimet me klientët po ashtu. Komunikimi virtual do të vazhdojë edhe pasi kjo situatë të kalojë kështu që duhen bërë disa përshtatje në mënyrën se si menaxhojmë, komunikojmë dhe ndërveprojmë në distancë.

Duhet patur parasysh që:

• Siguria dhe mirëqënia e punonjësve duhet te jetë përparësia e çdo biznesi
• Lidershipi i fortë dhe pritshmëritë e qarta janë kritike për punonjësit
• Të implementoni praktikat më të mira për t’i mbështetur njerëzit gjatë kësaj periudhe si dhe më vonë
• Të hartoni plane të detajuara dhe të qëndrueshme për javë dhe muaj, jo vetëm ditë

KONTAKTONI KLIENTËT TUAJ

• Komunikoni herë pas here me klientët tuaj duke i përditësuar rreth ndryshimeve që keni ndërmarrë apo produkteve/shërbimeve të reja që keni zhvilluar si pasojë e situatës
• Monitoroni impaktin që do të ketë tek klientët. Kjo është kritike tani më shume se kurrë
• Në këtë kohë të jashtëzakonshme synoni t’i shërbeni klientëve akoma dhe më mirë. Kjo është një mundësi për t’u dalluar për mënyrën se si vazhdoni të përmbushni nevojat e klientëve tuaj pavarësisht vështirësive

IMPLEMENTONI PRAKTIKA TË REJA PUNE

• Ri-organizoni ekipin e punës, me qëllim që të sigurohet vazhdimësia e biznesit
• Kur është e mundur që rolet e punës të kryhen në distancë, aplikojeni duke iu përshtatur tregut dhe rethanave lokale
• Kur puna në distancë nuk është e mundur merrni masa për të siguruar orare fleksibël pune
• Koordinohuni dhe komunikoni se cili anëtar i stafit punon në zyrë dhe cili nga shtëpia

PLANIFIKONI ECURINË E DITËS

• Inkurajoni ekipin tuaj të ndjekë të njëjtën rutinë në mëngjes. Filloni punën në të njëjtin orar që e filloni nga zyra duke nisur me një takim virtual me të gjithë ekipin
• Komunikoni pritshmëritë dhe objektivat ditore
• Shkëmbeni me njëri-tjetrin eksperiencat vetjake duke identifikuar sfidat dhe mundësitë që sjell kjo mënyrë e re të punuari
• Zgjidhni një kohë të përshtatshme kur i gjithë ekipi është i disponueshëm
• Inkurajoni pushimet gjatë ditës (për kafe ose pushimi i drekës) sikurse në një ditë normale

RRISNI KOMUNIKIMIN BRENDA EKIPIT

• Komunikoni rregullisht me të gjithë anëtarët e ekipit tuaj individualisht
• Qartësoni pritshmëritë si me ekipin ashtu dhe me individët
• Krijoni biseda në grup në kanalet tuaja të komunikimit për të nxitur bashkëpunimin në grup.
• Krijoni seanca informale të ‘brainstorming’ për të gjeneruar ide dhe zgjidhje të reja.
• Jini menjëherë i/e disponueshme në kanalet e komunikimit për t’ju përgjigjur pyetjeve dhe problematikave të ndryshme

PËRDORNI TEKNOLOGJINË PËR TË KRYER PUNËN ME CILËSI DHE EFIKASITET

• Përdorni teknologjine për të shkëmbyer dokumentat ose bërë redaktime në kohë reale
• Shfrytëzoni modulin “Planner” në Teams për të monitoruar punën e gjithsecilit dhe për të parë ecurinë e punës
• Sigurohuni që kalendari juaj të jetë i përditësuar në mënyrë që anëtarët e ekipit të dijnë disponibilitetin tuaj
• Siguroni dhe mundesoni që punonjësit te jenë të pajisur me teknologjinë e duhur për të kryer me efikasitet proçeset e punës në distancë
• Për mbledhjet brenda ekipit përdorimi i videos është gjithmonë ajo që duhet të bëni. Përballja me njëri-tjetrin rrit angazhimin dhe ul rrezikun e shpërqëndrimit

FOKUSOHUNI TEK MIRËQËNIA E NJERËZVE

• Kini parasysh se, fakti që një punonjës nuk ju përgjigjet menjëherë nuk do të thotë se nuk është duke punuar. Fokusohuni tek rezultatet jo tek koha e shpenzuar
• Mirëkuptoni situatat familjare dhe personale të anëtarëve të ekipit. Jepini atyre hapësirën dhe lirinë të kapërcejnë sfidat e këtyre kohërave të papreçedentë
• Bëni takim shoqëror virtual një herë në javë për të parë si po shkon ekipi dhe krijoni një ambjent ku ekipi mund të bisedojë në mënyrë shoqërore
• Vazhdoni t’i jepni siguri punonjësve tuaj në mënyrë të vazhdueshme

BËHUNI KREATIV

• Krijoni forma të reja të mbledhjeve formale dhe informale
• Mbajtja e një fjalimi në ambjent virtual mund të tingëllojë ndryshe por gjeni mënyrën e duhur për ta bërë
• Gjeni kohë për të festuar arritjet si ekip. Të festuarit në ambjent virtual mund të kërkojë kreativitet por është shumë e rëndësishme për t’u bërë.